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La Conférence se réunit semestriellement au Parlement Européen à Bruxelles. Elle rassemble trois catégories de participants à parts égales (un tiers chacune) :

• Les citoyens européens (72 personnes). Ils sont sélectionnés aléatoirement pour un mandat de 3 ans, ils proviennent des 27 pays membres selon un principe de semi-proportionnalité qui reflète la réalité démographique de l'UE tout en garantissant la représentation des petits États. La parité homme-femme et la diversité des classes socio-professionnelles sont respectées.

• Les représentants d'entreprises du cloud européen. Cette catégorie inclut les 6 membres du Board du Climate Neutral Data Center Pact, certains membres de l'European Cloud Industrial Alliance (EUCLIDIA), les 11 membres du board de la CISPE (Cloud Infrastructure Service Providers in Europe) et d'autres acteurs du secteur.

• Les scientifiques spécialisés. Ce sont des experts européens du numérique et du cloud, ils sont choisis en partie aléatoirement et en partie sur la base de leurs travaux de recherche. Ils changent tous les 3 ans.

La Conférence est dirigée par le commissaire européen à la société numérique, qui présente ensuite les projets de lois discutés et approuvés à la Commission européenne.

Bien que les citoyens n'aient généralement aucune connaissance préalable du cloud, ils bénéficient d'un accompagnement complet : séminaires, discussions avec des scientifiques et masterclass accessibles à tout moment. Ce dispositif leur permet d'être pleinement opérationnels dès la première conférence.

Chaque conférence s'étale sur une semaine consacrée à l'examen de propositions de lois. Les participants sont répartis en comités thématiques : développement durable du cloud, souveraineté européenne, compétitivité du secteur, …. Chaque comité est dirigé par trois délégués choisis aléatoirement (un citoyen, un scientifique et un cadre du cloud) qui modèrent les débats et supervisent l'élaboration des lois. Les votes suivent le principe « un membre = une voix », la majorité l'emportant. Les lois sont d'abord votées avec leurs amendements. En cas d'échec, un second vote a lieu sans amendement. Au terme de la semaine, tous les comités se réunissent pour une journée d'assemblée générale. Les lois promulguées dans chaque comité sont présentées par leurs initiateurs. Elles peuvent être amendées et sont soumises à un nouveau vote, cette fois par l'ensemble des participants. Les lois adoptées sont ensuite présentées par le commissaire à la Commission européenne.

L'objectif de cette initiative est de promulguer des normes sur les usages et le fonctionnement des datacenters, dans une otique plus soutenable, tout en prenant compte des membres de la Commission et des citoyens de l'Union Européenne. Ce sont donc des normes conviviales.